Công văn là gì? Cách soạn thảo từng loại công văn bạn cần biết

Công văn là loại văn bản được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, pháp luật… Công văn có những đặc điểm và nhiều loại khác nhau. Vậy công văn là gì? Cùng bài viết của 35Express tìm hiểu những kiến thức liên quan đến công văn.

Công văn là gì?

Công văn được định nghĩa là hình thức văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đây là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân. Trong doanh nghiệp và tổ chức xã hội cũng thường sử dụng công văn. Vai trò chủ yếu là để thực hiện hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền.

Đặc điểm chung của công văn

Vừa rồi là trả lời cho câu hỏi về khái niệm công văn là gì? Công văn có nhiều đặc điểm nổi bật như sau:

Thứ nhất: Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật. Nên trình tự, thủ tục ban hành nhanh chóng, phù hợp với trường hợp giải quyết công việc khẩn cấp.

Thứ hai: Công văn có nhiều loại và được sử dụng trong nhiều lĩnh vực phù hợp với các mục đích khác nhau của thể ban hành.

Thứ ba: Không bắt buộc phải là đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới ban hành công văn. Công văn có thể do cá nhân ban hành nếu văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức, văn phòng doanh nghiệp có quy định về nhiệm vụ của cá nhân đó.

Thứ tư: Không có hiệu lực thi hành trong công văn. Công văn chấm dứt hiệu lực khi thực hiện, giải quyết xong công việc thực tế.

Thứ năm: Công văn chỉ có phạm vi hiệu lực áp dụng với cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhận công văn. Đặc biệt đối với công văn hướng dẫn, nếu có sự việc tương tự phải xin hướng dẫn từ đầu nếu muốn được giải quyết.

Yêu cầu khi soạn thảo công văn

Một công văn được xem là hợp lệ khi nó đáp ứng các điều kiện dưới đây:

• Mỗi một công văn chỉ chứa một chủ đề duy nhất, nêu rõ ràng, không nước đôi và thuần nhất sự vụ
• Ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích, bám sát vấn đề
• Sử dụng văn phong nghiêm túc, lịch sự và có tính thuyết phục cao
• Luôn tuân thủ thể thức đúng theo quy định của pháp luật Nhà nước. Đặc biệt là phải trích yếu công văn dù đó là công văn khẩn.

Nội dung bố cục của một công văn

Bố cục của công văn gồm những gì? Nội dung công văn phải đúng với quy định pháp luật về hình thức bố cục, nội dung… Về cơ bản xây dựng bố cục gồm những phần như sau:

1. Quốc hiệu và tiêu ngữ
2. Địa danh và thời gian gửi công văn
3. Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn
4. Chủ đề nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân)
5. Số và ký hiệu của công văn
6. Trích yếu nội dung
7. Nội dung của công văn
8. Chữ ký, đóng dấu
9. Nơi gửi

Các loại công văn và phương pháp soạn thảo một số loại công văn thông dụng

Để phân biệt công văn với các loại văn bản khác dưới đây là thông tin danh mục cách phân loại công văn. Đồng thời là mẫu phương pháp soạn thảo các loại công văn thông dụng hiện nay:

Công văn hướng dẫn

Là công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện nội dung nào đó chưa rõ ràng. Hoặc nội dung chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ, quy định của đơn vị, cơ quan, tổ chức doanh nghiệp.

Công văn giải thích

Loại công văn này dùng để cụ thể hóa nội dung của văn bản về thực hiện công việc nào đó mà cá nhân, cơ quan chưa rõ, hiểu không đúng về quy định. Công văn giải thích và hướng dẫn khá giống nhau rất dễ nhầm lẫn.

Phương pháp soạn thảo công văn giải thích:

Mở đầu: nêu tên của văn bản pháp quy hoặc tên văn bản của cấp Ủy Đảng.
– Nội dung:
+ Nêu những chủ trương chính trong văn bản.
+ Giải thích những yêu cầu đặt ra của văn bản.
+ Các biện pháp tổ chức thực hiện, các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành, các chủ thể có trách nhiệm phối hợp
– Kết thúc: có thể phân tích ý nghĩa, tác dụng của văn bản về kinh tế, chính trị, xã hội. Nêu mục đích của các chủ trương, chính sách (dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động tới đối tượng thi hành).

Công văn chỉ đạo

Công văn chỉ đạo là công văn của cấp trên thông tin cho cơ quan cấp dưới về các công việc cần triển khai, thực hiện. Nội dung cũng khá giống với công văn chỉ thị nên cần thận trọng khi sử dụng.

Công văn đôn đốc, nhắc nhở

Đây là công văn của cấp trên nhằm nhắc nhở hay chấn chỉnh cấp dưới khi thực hiện công việc, biện pháp đã có yêu cầu thực hiện trước đó.

Phương pháp soạn thảo công văn đôn đốc, nhắc nhở:

– Mở đầu: nhắc lại tên văn bản pháp quy hoặc các chủ trương kế hoạch đã triển khai.
– Nội dung:
+ Tóm tắt tình hình đã thực hiện, những thuận lợi, khó khăn, ưu điểm, khuyết điểm, những lệch lạc cần chấn chỉnh.
+ Những phương hướng và yêu cầu mới.
+ Biện pháp mới áp dụng.
– Kết thúc: yêu cầu các đơn vị, cơ sở …… thực hiện (sữa chữa) đến nay ……

Công văn đề nghị, yêu cầu

Công văn đề nghị, yêu cầu là công văn của cơ quan, bộ phận cấp dưới gửi cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp. Mục đích là đề nghị, yêu cầu cơ quan, bộ phận cung cấp thông tin, giải quyết công văn có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đó.

Phương pháp soạn thảo công văn đề nghị, yêu cầu:

Mở đầu: nêu mục đích của vấn đề đặt ra (theo chức năng, nhiệm vụ, theo thông báo, theo quảng cáo …… của quý cơ quan …… hoặc căn cứ vào trách nhiệm, nghĩa vụ của ông, bà về …).
– Nội dung:
+ Cần nêu rõ nội dung kiến nghị vấn đề gì.
+ Đề nghị thời hạn trả lời (phúc đáp).
– Kết thúc: mong quý cơ quan …; hoặc ông, bà …… sớm trả lời cho chúng tôi được biết.
Xin chân thành cám ơn!

Công văn phúc đáp

Công văn phúc đáp dùng để trả lời những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

Phương pháp soạn thảo công văn phúc đáp:

– Mở đầu: trả lời công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề…
– Nội dung:
+ Nêu những nội dung trả lời các vấn đề mà các cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân, yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả lời những thắc mắc.
+ Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì nêu lý do hợp lý (có thể là không đủ các dữ kiện để giải đáp thắc mắc các yêu cầu đặt ra).
– Kết thúc: nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị quý… cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.

Công văn xin ý kiến

Là công văn cấp dưới yêu cầu cấp trên cho ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công việc nhất định khi có phát sinh.

Trên đây 35Express vừa chia sẻ thông tin công văn là gì? Đồng thời cung cấp một số kiến thức đơn giản liên quan đến đặc điểm, các loại công văn cũng như phương pháp soạn thảo. Đừng quên theo dõi trang chúng tôi để nắm những kiến thức bổ ích khác.